فیلم جذاب زیر را حتما ببینید !
ایونت چیست
حتماً اسم ایونت به گوشتان خورده است؛ هر گونه گردهمایی عمومی با هدف گرامیداشت، آموزش، بازاریابی یا دیدار را ایونت می نامند. ایونت نقش بسیار مهمی در زندگی انسان مدرن پیدا کرده است، به خصوص از دهۀ گذشته تا کنون.
آمارها نشان می دهند که سالیانه، 500 میلیارد دلار برای برگزاری ایونت، در سراسر جهان، خرج می شود. ایونت انواع مختلفی دارد و برگزاری آن نیز مستلزم داشتن دانش و مهارت است.
در این مطلب، برایتان خواهیم گفت که ایونت چیست، ایونت خوب چه ویژگی هایی دارد و چگونه می توان ایونت را به بهترین شکل مدیریت و برگزار کرد.
با تصویرگران پویااندیش همراه باشید!
انواع ایونت
ایونت انواع مختلف دارد. در ادامه، به ذکر برخی از انواع ایونت خواهیم پرداخت:
1. ایونت های اجتماعی
ایونت هایی مانند جشن تولد، جشن فارغ التحصیلی، جشن نامزدی، جشن عروسی، سالگرد عروسی، جشن بازنشستگی، سالگرد وفات، مجلس ترحیم و مراسم از این دست را، ایونت اجتماعی می نامند.
2. ایونت های شغلی و تحصیلی
ایونت های شغلی و تحصیلی، همان طور که از نامشان پیداست، به کار و تحصیل مربوط می شوند.
ایونت هایی مانند ورکشاپ، سمینار، رقابت، نمایشگاه کار و نمایشگاه تحصیل، در دستۀ ایونت های شغلی و تحصیلی قرار می گیرند.
3. ایونت های ورزشی
ایونت هایی ورزشی نیز به فعالیت های ورزشی مربوط می شود. رویدادهایی مانند المپیک ها، مسابقه های کشتی و جام جهانی، در دستۀ ایونت های ورزشی قرار می گیرند.
4. ایونت های تفریحی
ایونت هایی مانند کنسرت های موسیقی، نمایشگاه ها، جشنواره ها و مراسمی از این دست، در گروه ایونت های تفریحی قرار می گیرند.
5. ایونت های سیاسی
ایونت هایی مانند دسته وری های سیاسی، میتینگ ها و مراسم این چنینی را ایونت سیاسی می گویند.
6. ایونت های شرکتی
ایونت هایی مانند معرفی محصول و ملاقات خریدار و فروشنده نیز از ایونت های شرکتی به شمار می روند.
7. ایونت های مذهبی
ایونت هایی مانند فستیوال های مذهبی، در دستۀ ایونت های مذهبی قرار می گیرند.
8. ایونت هایی با هدف جمع آوری اعانه
برخی ایونت ها نیز برای جمع آوری اعانه برگزار می شوند.
مدیریت ایونت چیست؟
مدیریت ایونت، مسئلۀ بسیار مهمی است. وقتی قرار است ایونتی طراحی و اجرا شود، باید مسائل بسیاری را در نظر گرفت.
چه بخواهید ایونتی مانند جشن عروسی یا نامزدی برگزار کنید، چه بخواهید کنفرانسی بین المللی برگزار کنید، باید آن را به خوبی مدیریت کنید.
برای مدیریت ایونت، باید نکات مهمی را در ذهن داشته باشید:
• درک هدف برگزاری ایونت
مدیریت و برگزاری ایونت بدون درک هدف آن، امکان پذیر نیست. برای برگزاری یک ایونت مناسب و جذاب، باید درک درست و شفافی از هدف آن داشته باشید. مدیر ایونت باید این سوالات را بپرسد:
– ایونت برای چه کسی قرار است برگزار شود؟
– هدف از برگزاری ایونت چیست؟
– می خواهیم مردم چه تجربه ای از ایونت ما داشته باشند؟
– بودجۀ مورد نیاز برای برگزاری ایونتی با این هدف چقدر است؟
• ترسیم جدول زمانی
آنچه باید اتفاق بیفتد و زمان وقوع آن ها، باید بهطور دقیق تعیین شود. برای هر ایونت باید جدول زمانی دقیقی ترسیم شود و مدیریت زمان صورت بگیرد.
• انتخاب محل برگزاری ایونت
انتخاب محل برگزاری ایونت، ساده به نظر می رسد؛ اما نباید از اهمیت زیاد یافتن مکان مناسب برای برگزاری ایونت غافل شد. برای یافتن مکان مناسب، باید هزینه را نیز در نظر بگیرید.
• مدیریت تامین کنندگان
هر ایونت، چندین تامین کننده دارد؛ از تدارکات گرفته تا نورپردازی! باید در مورد قیمت مورد نظرتان و انتظاراتی که از آن ها دارید صحبت کنید و قرارداد ببندید.
باید بر کار تامین کنندگان ایونت نظارت داشته باشید و مطمئن شوید همۀ آن ها کارشان را به درستی و به موقع انجام می دهند.
این نظارت تاثیر بسیار مهمی بر نتیجۀ ایونت دارد.
• مدیریت بودجه
مدیریت بودجه نیز مسئلۀ بسیار مهمی است. برگزاری ایونت با بودجۀ نامحدود آسان است؛ اما وقتی بودجه محدود باشد، باید مدیریت دقیق تری صورت بگیرد. برخی از مهم ترین هزینه هایی که باید در نظر بگرید:
• نوشیدنی و غذا
• کارهای تفریحی
• طراحی دکوراسیون
• کارکنان
• تبلیغات و بازاریابی
• بازاریابی و برقراری ارتباط
باید به مخاطب گفت که قرار است ایونتی برگزار شود، همچنین، باید او را در جریان آنچه قرار است در ایونت مطرح شود قرار داد.
امروزه، راه های متعددی، مانند ایمیل، رسانه های اجتماعی و دیجیتال مارکتینگ برای این ارائه وجود دارد.
• مدیریت ریسک
ایونت ها پیچیده هستند و برگزاری آن ها پیچیده تر. یک ایونت، عناصر متعددی دارد و مدیریت نادرست هر کدام از این ها می تواند به کلیت ایونت آسیب برساند.
باید ریسک ها را بشناسیم و برنامه ای حساب شده برای مدیریت آن ها ترتیب دهیم.
مدیر ایونت به چه مهارت هایی نیاز دارد؟
همان طور که مشاهده کردید، مدیریت ایونت مسئلۀ بسیار مهمی محسوب می شود و نقش بسیار مهمی در چگونگی برگزاری ایونت دارد.
مدیر ایونت به یک سری مهارت ها نیاز دارد تا بتواند ایونت را به بهترین شکل مدیریت کند. در ادامه خواهیم گفت که مدیر ایونت به چه مهارت هایی نیاز دارد.
• توجه به جزئیات
در برگزاری ایونت، باید به تک تک جزئیات توجه کرد، چرا که همین جزئیات هستند که می توانند تاثیر منفی بر ایونت بگذارند.
همین توجه به جزئیات است که می تواند یک ایونت را از سایر ایونت ها متمایز کند.
• سازمان دهی
مدیر ایونت باید بتواند هر کاری را در زمان درست انجام دهد و وظایف دیگران و خودش را به طور کامل سازمان دهی کند.
• خلاقیت
مدیر ایونت باید خلاق باشد. خلاقیت علاوه بر اینکه برای تعیین حال و هوا و ظاهر ایونت ضروری است، در حل مشکلات و مسائل مربوط به ایونت نیز می تواند به مدیر ایونت کمک کند.
• برنامه ریزی
توانایی برنامه ریزی از مهم ترین مهارت هایی است که هر مدیر برگزاری ایونت باید داشته باشد.
مدیر ایونت باید همۀ مسائل مربوط به یک ایونت را به طور دقیق برنامه ریزی و زمان بندی کند تا همۀ کارها به خوبی پیش برود و ایونت مناسبی برگزار شود.
• مدیریت بودجه
مدیر ایونت باید بتواند بودجه را مدیریت ، و بتواند آن را به بهترین شکل خرج کند.
• کار گروهی
کار گروهی یا مدیریت یک تیم، مهارت بسیار مهمی برای مدیران ایونت به شمار می رود.
مدیر ایونت بدون داشتن مهارت کار گروهی، موفق نخواهد بود.
مدیریت ایونت اصلاً کار ساده ای نیست و مدیر ایونت باید همواره در حال کار و تلاش باشد.
صنعت ایونت نیز همواره در حال تغییر و تحول است و مدیر ایونت باید از این تغییر و تحولات آگاه باشد تا بتواند کارش را به بهترین شکل انجام دهد.
ویژگی های یک ایونت خوب چیست؟
و اما ویژگی های یک ایونت خوب چیست و چه چیزی می تواند آن را متمایز و به یاد ماندنی کند؟
• ایونتی که به همۀ جزئیات آن توجه شده باشد، ایونتی موفق خواهد بود.
• ایونتی که هدف و مسیر آن مشخص باشد، موفق خواهد بود.
• ایونتی که کاملاً برنامه ریزی شده باشد و تک تک لحظه های آن با برنامه ریزی پیش برود، حس خوشایندی را در حضار ایجاد خواهد کرد.
• طی ایونت، باید به تک تک حضار توجه شود تا احساس کنند حضورشان در ایونت اهمیت دارد و در آن نقش دارند.
• ایونت خوب باید تعاملی باشد و حضار نیز در ایونت حضور فعال داشته باشند.
• حضار باید هنگام خارج شدن از ایونت، حس خوب و خوشایندی داشته باشند.
• حضار هنگام خارج شدن از ایونت، باید احساس کنند نقش مهم و پررنگی در ایونت یا کسب و کار شما داشته اند.
سخن آخر
همان طور که مشاهده کردید، برگزاری و مدیریت یک ایونت، کار ساده ای نیست و به دانش و مهارت نیاز دارد. هنگام برگزاری ایونت به همۀ جزئیات توجه داشته باشید و با برنامه ریزی و حساب شده پیش بروید تا بتوانید ایونتی متمایز و عالی برگزار کنید.
در پایان هر ایونت، حتماً نظر حضار را در مورد چگونگی و کیفیت آن جویا شوید تا بتوانید نقاط ضعف و قوت کارتان را به خوبی بشناسید. سعی کنید در پایان ایونت، هدیۀ کوچکی به حضار بدهید تا ایونت شما را همیشه به یاد داشته باشند.